Question orale de Mme Sobry à M. Daerden, Vice-président du Gouvernement et Ministre du Budget, de la Fonction publique, de l’Égalité des chances et de la tutelle sur Wallonie-Bruxelles Enseignement.“La réduction de l’usage du papier au sein des services publics”

Mme Rachel Sobry (MR). – Malgré l’émergence et le développement des nouvelles technologies, le papier reste l’un des principaux supports de diffusion de l’information et sa consommation demeure très importante. In fine, cette situation alimente notre production globale de déchets et a de nombreuses incidences sur l’environnement. À cet égard, les entreprises du secteur privé comme les organismes publics ont développé de nombreux efforts ces dernières années pour réduire l’usage de papier et privilégier des circuits de recyclage. Toutefois, dans la limite du raisonnable, des marges de progression sont encore possibles pour soutenir une utilisation plus responsable du papier. Ce constat s’inscrit du reste dans le droit fil de l’accord de majorité qui prévoit que «le Gouvernement encouragera l’instauration d’une politique éco-responsable dans la gestion des administrations en réduisant leur impact sur l’environnement».  

Monsieur le Ministre, pouvez-vous me communiquer l’état de la situation ainsi que les mesures actuellement prises par les services du ministère pour faire face à la problématique exposée? Des renforcements des dispositifs sont-ils envisagés? Le cas échéant, lesquels et comment? 

Qu’en est-il des organismes d’intérêt public que sont l’Entreprise publique des technologies nouvelles de l’information et de la communication (ETNIC), Wallonie-Bruxelles Enseignement (WBE) et le Fonds Écureuil? 

M. Daerden, Vice-président du Gouvernement et Ministre du Budget, de la Fonction publique, de l’Égalité des chances et de la tutelle sur Wallonie-Bruxelles Enseignement.– La réduction de l’utilisation du papier dans le fonctionnement quotidien des administrations est une préoccupation importante pour le gouvernement, tant en vue des économies financières et budgétaires qu’elle permet de générer que pour le développement d’une politique éco-responsable en Communauté française. Cela nous préoccupe tous. De manière générale, la quantité de documents imprimés par les services de la Communauté française a diminué d’environ 50 % depuis 2011. J’ai été surpris par ce pourcentage assez élevé. La consommation de papier est en baisse constante depuis maintenant neuf ans. Ce n’est pas pour cela qu’il faut arrêter l’effort, évidemment. C’est entre autres le résultat d’un effort double, grâce à la simplification administrative et à la dématérialisation des processus administratifs. Les deux phénomènes convergent pour arriver à ce résultat, ces politiques conjuguées ayant pour résultat une diminution importante des échanges de papier, tant au sein de l’administration qu’entre l’administration et les usagers. Je peux vous commenter les exemples concrets suivants, qui illustrent l’action de nos services en ce domaine. Depuis 2017, l’implantation du projet «Neoprint», qui a permis de remplacer l’ensemble des moyens d’impression du ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, a eu de nombreux effets bénéfiques sur la réduction du recours au papier. Ce projet a été l’occasion d’arrêter l’utilisation des imprimantes personnelles dont bénéficiaient certains agents et de généraliser l’impression en recto verso noir et blanc, générant de larges économies.  

Je voudrais également citer un autre projet emblématique: le développement d’une solution de gestion électronique des documents. Cet outil permet le stockage, le partage et la diffusion de documents entre des agents de l’administration, mais aussi entre l’administration et les usagers externes pour des dossiers spécifiques. L’avantage est double: diminuer la quantité de papier utilisé et faciliter le partage et la diffusion de l’information. En outre, cette solution offre depuis peu la possibilité de gérer de manière totalement dématérialisée des circuits d’approbation d’un dossier depuis sa création jusqu’à la signature. Cela permet de réduire de manière importante l’utilisation du papier en supprimant l’obligation de constituer des signataires physiques. Ce cycle de gestion sera bientôt complété par la possibilité d’envoyer des courriers recommandés par voie électronique. Je pourrais également citer, dans la même optique, le fait que, depuis plusieurs années, de très nombreux rapports produits par l’ETNIC pour compte des services du gouvernement le sont de manière électronique. Nous voyons, à travers ces exemples, que chaque élément contribue à cette politique générale. Rien que pour l’enseignement, la communication électronique de nombreux rapports et circulaires entre l’administration et les établissements scolaires permet l’économie de centaines de milliers de pages par an. Ceci est également valable pour les rapports produits par les autres applications développées par l’ETNIC dans d’autres domaines comme l’aide à la jeunesse, le sport, etc.  

Par ailleurs, je voudrais mettre en avant un autre projet structurant de l’administration. Il vise à totalement dématérialiser la gestion des processus de ressources humaines susceptibles de générer une importante quantité de papier. Il s’agit du projet SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) qui est commun à la Fédération Wallonie-Bruxelles et à la Région wallonne. Ce projet transversal doit permettre de gérer, de manière entièrement électronique, tous les processus liés aux ressources humaines au sein de l’administration. L’objectif est d’aller vers une simplification administrative grâce à l’informatisation, la rationalisation et l’harmonisation des processus de ressources humaines. Ceux-ci peuvent concerner la carrière des agents, le recrutement, la paie et tous les aspects de l’administration. Ceci permettra d’économiser des feuilles de papier de manière substantielle.  

Dans le cadre des projets de transformation digitale de l’administration, je voudrais citer en dernier lieu «Digital workplace». À long terme, ce projet de transformation vise à construire un environnement de travail dématérialisé pour les agents au service du gouvernement. Il s’agit d’intégrer au sein d’une plateforme commune disponible sur un cloud privé tout un ensemble d’outils permettant de travailler à distance et de gérer des flux d’informations complexes sans qu’il soit nécessaire d’imprimer un document. C’est un objectif qui correspond particulièrement à l’actualité de ces dernières semaines et la pratique du confinement justifie facilement l’amplification du recours à ce type de plateforme. Le projet vise à long terme à profondément modifier les pratiques de travail de l’administration afin que celle-ci devienne une administration 2.0, efficace, collaborative et écoresponsable. Outre ces projets visant à réduire l’usage du papier, les services du gouvernement assurent naturellement la collecte et le recyclage du papier usagé et veillent à l’utilisation de papier déjà recyclé. Depuis de nombreuses années, l’ETNIC a développé une logique de dématérialisation de ses processus internes de fonctionnement afin de diminuer l’usage du papier. Qu’il s’agisse des formulaires internes destinés à la gestion quotidienne, de l’usage d’outils dématérialisés des réunions, notamment du comité de direction, de la dématérialisation des fiches de paie, des processus de validation du pointage ou de la gestion des congés, l’ETNIC essaie, tant que faire se peut, de s’inscrire dans une véritable dynamique de non–recours au papier. Enfin, l’ETNIC avait déjà été reconnue comme entreprise éco–dynamique en 2012, démontrant ainsi son attachement de longue date au développement d’actions écoresponsables.  

 En revanche, je n’ai pas reçu d’informations à ce sujet émanant des services de WBE. Toutefois, il va de soi que l’organisme devra s’inscrire dans cette évolution permanente et inéluctable de la réduction de l’usage du papier, notamment grâce à la simplification administrative ou au développement de la gestion électronique des documents. Vous évoquez aussi le Fonds Écureuil. Il s’agit certes d’un organisme d’intérêt public, mais il est administré par des membres du personnel du ministère qui exercent ces fonctions en sus de leur emploi. Les membres du personnel concernés utilisent donc les infrastructures, matériels et processus du ministère lorsqu’ils exercent des missions pour le compte du Fonds Écureuil.